Preambule en definities

Deze algemene voorwaarden ("AV") beheersen de rechtsverhouding tussen Club Planner BV, een vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Aalst, België, met ondernemingsnummer BE1004.220.610 ("Club Planner", "wij", "ons"), en de onderneming of natuurlijke persoon die gebruikmaakt van het softwareplatform en de bijbehorende diensten van Club Planner ("Klant").

Voor de toepassing van deze AV gelden de volgende definities:

• "Platform" betekent de Club Planner SaaS-software, API's, mobiele applicaties, hardwareproducten en alle bijbehorende diensten geleverd door Club Planner.
• "Klant" betekent de fitnessclub, het wellnesscentrum of de andere onderneming die met Club Planner een licentieovereenkomst is aangegaan.
• "Lid" betekent een individuele eindgebruiker van de fitnessclub van een Klant die een account of profiel binnen het Platform kan hebben.
• "Persoonsgegevens" heeft de betekenis zoals bepaald in art. 4, lid 1 AVG.
• "Verwerking" heeft de betekenis zoals bepaald in art. 4, lid 2 AVG.
• "Verwerkingsverantwoordelijke" heeft de betekenis zoals bepaald in art. 4, lid 7 AVG. De Klant is de Verwerkingsverantwoordelijke van de Persoonsgegevens van Leden.
• "Verwerker" heeft de betekenis zoals bepaald in art. 4, lid 8 AVG. Club Planner treedt op als Verwerker van de Persoonsgegevens van Leden namens de Klant.
• "Bijzondere categorieën van gegevens" heeft de betekenis zoals bepaald in art. 9, lid 1 AVG, met inbegrip van gegevens over gezondheid en fitness.
• "Subverwerker" betekent elke derde partij die door Club Planner wordt aangesteld om Persoonsgegevens te verwerken namens de Klant.
• "AVG" betekent Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016.

1. Aanvaarding van de voorwaarden

1.1. Deze AV zijn van toepassing op alle overeenkomsten, licenties en relaties tussen Club Planner en de Klant. Door het Platform te activeren of te gebruiken, verklaart de Klant deze AV te hebben gelezen, begrepen en uitdrukkelijk te aanvaarden.

1.2. Wanneer de Klant een onderneming is, waarborgt de persoon die deze AV aanvaardt dat hij of zij bevoegd is om die entiteit te verbinden.

1.3. Deze AV beheersen niet de relatie tussen de Klant en zijn Leden. De Klant blijft zelfstandig verantwoordelijk voor zijn eigen dienstvoorwaarden en privacyverklaringen ten aanzien van zijn Leden, in overeenstemming met zijn verplichtingen als Verwerkingsverantwoordelijke.

1.4. Club Planner kan de toegang tot het Platform weigeren, opschorten of beëindigen voor elke Klant die deze AV wezenlijk schendt, onverminderd de overige rechtsmiddelen van Club Planner.

2. Rollen en verantwoordelijkheden inzake gegevensbescherming

2.1. ROLVERDELING. De Partijen erkennen en komen overeen dat:

• Club Planner optreedt als Verwerker bij de verwerking van Persoonsgegevens van Leden namens de Klant.
• De Klant optreedt als Verwerkingsverantwoordelijke ten aanzien van de Persoonsgegevens van Leden en als enige verantwoordelijk is voor het bepalen van de doeleinden en middelen van de verwerking.
• Ten aanzien van de eigen operationele gegevens van Club Planner (facturatiecontacten, accountbeheerders, supportcommunicatie) treedt Club Planner op als zelfstandige Verwerkingsverantwoordelijke.

2.2. VERWERKERSOVEREENKOMST.

De verwerkingsvoorwaarden opgenomen in artikel 3 van deze AV vormen een verwerkersovereenkomst ("DPA") zoals vereist door art. 28 AVG en maken integraal deel uit van de globale overeenkomst tussen de Partijen. De Klant instrueert Club Planner, als Verwerkingsverantwoordelijke, om Persoonsgegevens uitsluitend te verwerken in overeenstemming met deze AV en met eventuele bijkomende schriftelijk gedocumenteerde instructies.

2.3. VERANTWOORDELIJKHEDEN VAN DE KLANT ALS VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE. De Klant is verantwoordelijk voor:

• Ervoor zorgen dat hij over een geldige rechtsgrond beschikt op grond van art. 6 AVG voor elke categorie van verwerking van Persoonsgegevens van Leden die door het Platform wordt gefaciliteerd.
• Het verstrekken aan Leden van rechtmatige, transparante en toegankelijke privacyverklaringen die voldoen aan de vereisten van art. 13 en 14 AVG.
• Het verkrijgen en documenteren van de vereiste uitdrukkelijke toestemming voor de verwerking van Bijzondere categorieën van gegevens op grond van art. 9, lid 2 AVG.
• Het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen binnen de door de AVG vereiste termijnen.
• Het bijhouden van een register van verwerkingsactiviteiten (ROPA) zoals vereist door art. 30 AVG.
• Club Planner informeren over elke beperking van de verwerking die de mogelijkheid van Club Planner om de Platformdiensten te leveren beïnvloedt.

3. Verwerkersovereenkomst (art. 28 AVG)

3.1 Voorwerp en duur

Club Planner verwerkt Persoonsgegevens namens de Klant voor de duur van de overeenkomst en in overeenstemming met de gedocumenteerde instructies van de Klant. Het voorwerp, de aard, het doel, het type Persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen zijn uiteengezet in Bijlage 1 (Details van de verwerking), die deel uitmaakt van deze AV.

3.2 Verplichtingen van Club Planner als Verwerker

Club Planner zal, in zijn hoedanigheid van Verwerker:

• Persoonsgegevens uitsluitend verwerken op basis van de gedocumenteerde instructies van de Klant, en niet voor enig ander doel, tenzij dit vereist is op grond van toepasselijk Unierecht of lidstatelijk recht; in dat geval stelt Club Planner de Klant vóór de verwerking in kennis van dat wettelijke vereiste, tenzij de wet dit verbiedt.
• Ervoor zorgen dat alle personen die gemachtigd zijn Persoonsgegevens te verwerken gebonden zijn door afdwingbare vertrouwelijkheidsverplichtingen.
• De technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen beschreven in artikel 5 van deze AV implementeren.
• De Klant bijstaan bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen die hun rechten uitoefenen op grond van hoofdstuk III AVG, rekening houdend met de aard van de verwerking, binnen commercieel redelijke termijnen en uiterlijk 5 werkdagen na ontvangst van een schriftelijk verzoek van de Klant.
• De Klant bijstaan bij het waarborgen van de naleving van zijn verplichtingen op grond van art. 32 tot 36 AVG, onder meer met betrekking tot beveiliging, melding van inbreuken, DPIA's en voorafgaande raadpleging.
• Op schriftelijk verzoek van de Klant, en uiterlijk 90 dagen na beëindiging van de overeenkomst, ofwel: (a) alle Persoonsgegevens veilig verwijderen en schriftelijk bevestigen dat de verwijdering is voltooid; ofwel (b) alle Persoonsgegevens aan de Klant terugbezorgen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat; en vervolgens alle bestaande kopieën verwijderen, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.
• Aan de Klant alle informatie ter beschikking stellen die nodig is om de naleving van de verplichtingen van Club Planner als Verwerker aan te tonen, en audits en inspecties door de Klant of een gemandateerde auditor mogelijk maken en daaraan bijdragen, mits redelijke voorafgaande kennisgeving en vertrouwelijkheidsverplichtingen.

3.3 Subverwerkers

3.3.1. De Klant verleent Club Planner hierbij algemene schriftelijke toestemming om de in Bijlage 2 (Lijst van subverwerkers) vermelde Subverwerkers in te schakelen. Club Planner houdt Bijlage 2 bij en stelt deze te allen tijde ter beschikking van de Klant via de website van Club Planner of op schriftelijk verzoek.

3.3.2. Club Planner stelt de Klant ten minste 30 dagen vooraf in kennis van elke voorgenomen toevoeging of vervanging van een Subverwerker door een update van de lijst van subverwerkers te publiceren en het primaire accountcontact per e-mail te verwittigen. De Klant kan binnen 14 dagen na de kennisgeving bezwaar maken tegen een nieuwe Subverwerker op redelijke gronden die verband houden met gegevensbescherming. Indien de Klant bezwaar maakt en Club Planner redelijkerwijs niet aan het bezwaar tegemoet kan komen, kan elk van beide Partijen de betrokken diensten beëindigen met een opzegtermijn van 30 dagen, zonder schadevergoeding.

3.3.3. Alle Subverwerkers zijn gebonden door verwerkersovereenkomsten die niet minder beschermend zijn dan deze DPA. Club Planner blijft volledig verantwoordelijk jegens de Klant voor de naleving van de gegevensbeschermingsverplichtingen door zijn Subverwerkers.

3.4 Internationale doorgiften

3.4.1. Club Planner geeft geen Persoonsgegevens door aan een land of internationale organisatie buiten de Europese Economische Ruimte (EER) zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Klant en zonder te verzekeren dat een van de volgende waarborgen van toepassing is:

• De Europese Commissie heeft voor het ontvangende land een adequaatheidsbesluit genomen op grond van art. 45 AVG.
• Er zijn passende waarborgen geïmplementeerd, waaronder door de Europese Commissie vastgestelde modelcontractbepalingen (SCC's) op grond van art. 46, lid 2 AVG, waar nodig aangevuld met passende technische en organisatorische aanvullende maatregelen na een Transfer Impact Assessment.
• Een specifieke afwijking op grond van art. 49 AVG is van toepassing.

3.4.2. Waar van toepassing sluit Club Planner de relevante SCC's af met de Klant en/of Subverwerkers. Details over de huidige internationale doorgiften en de toepasselijke waarborgen zijn opgenomen in Bijlage 2.

4. Rechten van betrokkenen

4.1. De Klant is, als Verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor het beheren en beantwoorden van verzoeken van betrokkenen op grond van art. 15 tot 22 AVG (inzage, rectificatie, wissing, overdraagbaarheid, beperking en bezwaar).

4.2. Club Planner voorziet in technische functionaliteit binnen het Platform om de Klant bij te staan bij het vervullen van de volgende rechten van betrokkenen:

• Recht van inzage (art. 15): exportfunctionaliteit voor ledengegevens beschikbaar binnen het Platform.
• Recht op rectificatie (art. 16): bewerkingstools voor ledengegevens beschikbaar binnen het Platform.
• Recht op wissing (art. 17): verwijderfunctionaliteit voor Leden beschikbaar binnen het Platform, onder voorbehoud van wettelijke bewaarvereisten.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid (art. 20): export van ledengegevens in machineleesbaar formaat (CSV/JSON) beschikbaar binnen het Platform.
• Recht op beperking (art. 18): tools voor accountopschorting en verwerkingsbeperking beschikbaar op verzoek.

4.3. Wanneer een betrokkene een verzoek rechtstreeks bij Club Planner indient, bezorgt Club Planner het verzoek onverwijld en in elk geval binnen 3 werkdagen aan het aangewezen contact van de Klant.

4.4. Club Planner onderhoudt een specifiek contactpunt voor gegevensbescherming, bereikbaar op info@clubplanner.be, voor vragen over gegevensbescherming, onbedoeld ontvangen verzoeken van betrokkenen en correspondentie met toezichthouders.

5. Gegevensbeveiliging

5.1. BEVEILIGINGSSTANDAARD.

Club Planner implementeert en onderhoudt passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen, overeenkomstig art. 32 AVG. Deze maatregelen omvatten minstens:

• Versleuteling van Persoonsgegevens in rust met AES-256 of gelijkwaardig, en versleuteling tijdens transport met TLS 1.2 of hoger.
• Pseudonimisering van Persoonsgegevens waar technisch haalbaar en evenredig met het verwerkingsdoel.
• Voortdurende vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid en veerkracht van de verwerkingssystemen.
• Het vermogen om bij een technisch incident de beschikbaarheid van en de toegang tot Persoonsgegevens tijdig te herstellen.
• Op rollen gebaseerde toegangscontroles die de toegang tot Persoonsgegevens beperken tot personeel met een legitieme operationele noodzaak.
• Regelmatige tests, beoordelingen en evaluaties van de doeltreffendheid van de beveiligingsmaatregelen, met inbegrip van jaarlijkse penetratietesten.
• Multifactorauthenticatie voor alle administratieve toegang tot productiesystemen.
• Veilige back-upprocedures voor gegevens met geteste herstelmogelijkheden.

5.2. INBREUK IN VERBAND MET PERSOONSGEGEVENS.

In geval van een inbreuk in verband met persoonsgegevens (zoals gedefinieerd in art. 4, lid 12 AVG) zal Club Planner:

• De Klant onverwijld en in elk geval binnen 48 uur na kennisname van een inbreuk verwittigen, zodat de Klant kan voldoen aan zijn meldingsplicht van 72 uur aan de toezichthoudende autoriteit op grond van art. 33 AVG.
• De Klant alle informatie bezorgen die vereist is door art. 33, lid 3 AVG, met inbegrip van de aard van de inbreuk, de categorieën en het geschatte aantal betrokkenen en getroffen registraties, de waarschijnlijke gevolgen en de genomen of voorgestelde maatregelen.
• Samenwerken met de Klant bij elk onderzoek, elke remediëring, elke melding aan toezichthouders of elke communicatie aan Leden die als gevolg van de inbreuk vereist is.
• Alle redelijke stappen ondernemen om de impact van de inbreuk te beperken en herhaling te voorkomen.

5.3. DOCUMENTATIE VAN INCIDENTEN.

Club Planner houdt een register bij van inbreuken in verband met persoonsgegevens waarin alle beveiligingsincidenten worden gedocumenteerd, met inbegrip van incidenten die niet als meldingsplichtige inbreuken kwalificeren, dat op schriftelijk verzoek ter inzage beschikbaar is voor de Klant.

6. Bewaring en verwijdering van gegevens

6.1. Persoonsgegevens worden door Club Planner niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt, overeenkomstig het beginsel van opslagbeperking van art. 5, lid 1, e) AVG.

6.2. De volgende standaardbewaartermijnen zijn van toepassing, tenzij de Klant schriftelijk anders bepaalt:

• Gegevens van actieve Leden: bewaard voor de duur van het actieve account van het Lid, plus maximaal 3 jaar na afsluiting van het account, tenzij de Klant om eerdere verwijdering verzoekt.
• Gegevens van inactieve Leden: gegevens van Leden zonder activiteit gedurende 36 opeenvolgende maanden worden gemarkeerd ter nazicht door de Klant en verwijderd, tenzij de Klant bijgewerkte verwerkingsinstructies geeft.
• Transactie- en facturatiegegevens: bewaard gedurende 7 jaar overeenkomstig de Belgische boekhoudwetgeving.
• Supportcommunicatie: bewaard gedurende 3 jaar.
• Beveiligings- en toegangslogs: bewaard gedurende 12 maanden.

6.3. Klanten kunnen op elk moment de verwijdering van specifieke ledengegevens vragen via de administratieve tools van het Platform of via een schriftelijk verzoek aan Club Planner. Club Planner bevestigt de voltooiing van de verwijdering schriftelijk binnen 10 werkdagen.

6.4. BEËINDIGING. Bij beëindiging van de licentieovereenkomst, om welke reden ook:

• Stelt Club Planner de Persoonsgegevens van Leden gedurende 30 dagen na de ingangsdatum van de beëindiging beschikbaar voor export door de Klant.
• Na de exportperiode van 30 dagen verwijdert Club Planner alle Persoonsgegevens van Leden op veilige en onomkeerbare wijze, tenzij bewaring wettelijk verplicht is.
• Bezorgt Club Planner de Klant op verzoek een schriftelijke bevestiging van de verwijdering.
• Back-upkopieën worden verwijderd binnen 180 dagen na de datum van beëindiging.
• Bovenstaande verplichtingen gelden ongeacht de reden van beëindiging en ongeacht eventuele openstaande commerciële geschillen tussen de Partijen.

7. Bijzondere categorieën van gegevens

7.1. De Klant erkent dat de aard van een fitnessbeheerplatform met zich meebrengt dat het Platform kan worden gebruikt om gezondheidsgerelateerde, biometrische of andere Bijzondere categorieën van gegevens zoals gedefinieerd in art. 9, lid 1 AVG te verwerken, met inbegrip van maar niet beperkt tot: fitnessprestatiegegevens, registraties van blessures of medische aandoeningen, lichaamssamenstellingsgegevens, voedingsinformatie en biometrische toegangsgegevens.

7.2. De Klant is, als Verwerkingsverantwoordelijke, als enige verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat hij over een geldige rechtsgrond beschikt op grond van art. 9, lid 2 AVG vooraleer Bijzondere categorieën van gegevens via het Platform te verwerken. De Klant waarborgt dat hij uitdrukkelijke, geïnformeerde toestemming van Leden zal verkrijgen voor elke verwerking van Bijzondere categorieën van gegevens die niet onder een andere uitzondering van art. 9, lid 2 valt.

7.3. Club Planner verwerkt Bijzondere categorieën van gegevens uitsluitend zoals strikt geïnstrueerd door de Klant en implementeert voor dergelijke gegevens bijkomende technische waarborgen, waaronder versterkte versleuteling en beperkte toegangscontroles.

7.4. De Klant dient vóór grootschalige verwerking van Bijzondere categorieën van gegevens een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit te voeren op grond van art. 35 AVG. Club Planner verleent de Klant op schriftelijk verzoek redelijke bijstand bij het uitvoeren van dergelijke beoordelingen.

8. Hardware en IoT-toestellen

8.1. Wanneer Club Planner hardwaretoestellen levert (met inbegrip van toegangscontroleterminals, check-inkiosken, betaalterminals, scanners en IoT-modules), erkent de Klant dat dergelijke hardware Persoonsgegevens kan verzamelen en doorsturen, met inbegrip van toegangslogs, biometrische identificatoren en betaalgegevens.

8.2. Alle gegevensoverdracht van hardware naar de cloud wordt versleuteld met TLS 1.2 of hoger. Lokale gegevensopslag op hardware wordt geminimaliseerd en versleuteld.

8.3. Eigen hardware vervaardigd door Club Planner BV blijft eigendom van Club Planner BV en mag niet worden gewijzigd, gemanipuleerd of geherprogrammeerd. Elk bewijs van manipulatie van de hardware leidt tot het vervallen van de garantie en kan een boete tot € 2.500 met zich meebrengen.

8.4. Hardwaregarantie: 12 maanden vanaf factuurdatum. Hardwaregebreken die de beveiliging van Persoonsgegevens beïnvloeden, moeten onmiddellijk aan Club Planner worden gemeld en worden voor meldingsdoeleinden behandeld als een mogelijke inbreuk in verband met persoonsgegevens.

9. Licentie en gebruiksrecht

9.1. Club Planner verleent de Klant een niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om het Platform te gebruiken voor de interne bedrijfsvoering van de Klant voor de duur van de overeenkomst.

9.2. De minimale licentieduur bedraagt 24 maanden, tenzij anders bepaald in het toepasselijke bestelformulier. Na de initiële termijn wordt de licentie automatisch verlengd met opeenvolgende periodes van 3 maanden.

9.3. De Klant kan de licentie na de initiële termijn van 24 maanden op elk moment beëindigen door schriftelijke kennisgeving (e-mail of brief) ten minste 3 maanden vóór het einde van een verlengingsperiode.

9.4. Licenties worden uitgegeven per fysieke vestiging of per vennootschap. Multi-siteregelingen vereisen een afzonderlijke licentie per vestiging, tenzij er een multi-siteovereenkomst bestaat.

9.5. Bij beëindiging om welke reden ook gelden de rechten op gegevensoverdraagbaarheid en verwijdering uit artikel 6.4 onvoorwaardelijk, ongeacht enig commercieel geschil over licentievergoedingen.

10. Vergoedingen en betaling

10.1. Licentievergoedingen zijn uitgedrukt in euro en zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Prijzen kunnen wijzigen op basis van indexaanpassingen, wijzigingen in de scope of aanzienlijke stijgingen van infrastructuurkosten, met een schriftelijke voorafgaande kennisgeving van minimaal 60 dagen.

10.2. Vergoedingen worden maandelijks gefactureerd, tenzij anders overeengekomen. Facturen zijn betaalbaar binnen 30 dagen na uitgifte.

10.3. Betwiste facturen moeten binnen 30 dagen na uitgifte schriftelijk worden betwist. Niet-betwiste gedeelten blijven verschuldigd.

10.4. Achterstallige, niet-betwiste bedragen brengen interest op tegen de toepasselijke Belgische wettelijke handelsrente. Club Planner kan de toegang tot het Platform opschorten na een schriftelijke kennisgeving van 15 dagen van een openstaand saldo.

11. Ondersteuningsdiensten

11.1. Standaardondersteuning is beschikbaar van maandag tot vrijdag, 09:00-17:00 CET, via telefoon en e-mail. Fair use is van toepassing: maximaal 2 aangeduide contactpersonen per Klant, elk met een redelijk volume aan dagelijkse supportverzoeken.

11.2. ESCALATIE INZAKE AVG EN GEGEVENSBESCHERMING. Los van de algemene ondersteuning onderhoudt Club Planner een specifiek kanaal voor gegevensbescherming op info@clubplanner.be. Verzoeken van betrokkenen, meldingen van inbreuken in verband met persoonsgegevens en correspondentie met toezichthouders moeten via dit kanaal worden ingediend en zijn niet onderworpen aan de fair-usebeperkingen van de standaardondersteuning. Club Planner bevestigt AVG-escalaties binnen 24 uur op werkdagen.

11.3. Club Planner kan supportverzoeken naar eigen redelijk inzicht prioriteren, maar zal bijstand die de mogelijkheid van de Klant om zijn eigen AVG-verplichtingen na te komen beïnvloedt niet op onredelijke wijze weigeren.

12. Platformupdates

12.1. Club Planner behoudt zich het recht voor het Platform naar eigen inzicht bij te werken, te wijzigen en te verbeteren. Kleine updates, bugfixes en beveiligingspatches worden zonder voorafgaande kennisgeving toegepast.

12.2. Updates die de aard, omvang of beveiliging van de verwerking van Persoonsgegevens wezenlijk wijzigen, worden ten minste 30 dagen vooraf aan de Klant meegedeeld. De Klant kan binnen 14 dagen na een dergelijke kennisgeving schriftelijk bezwaar maken.

12.3. Club Planner ziet erop toe dat alle Platformupdates in overeenstemming blijven met de toepasselijke gegevensbeschermingswetgeving. Wanneer een update wijzigingen aan de verwerkingsactiviteiten vereist, bezorgt Club Planner een bijgewerkte Bijlage 1 voor de administratie van de Klant.

13. Integraties van derden en API-toegang

13.1. Het Platform ondersteunt integratie met toepassingen van derden via de API van Club Planner. Elke API-toegang tot Persoonsgegevens vereist: (a) een geldige verwerkersovereenkomst tussen Club Planner en de externe integrator; (b) uitdrukkelijke toestemming van de Klant en (c) een ondertekende NDA van de partij die de API-toegang gebruikt.

13.2. Club Planner houdt een register bij van goedgekeurde API-integratoren. De Klant kan de actuele lijst op elk moment opvragen.

13.3. Integraties van derden die niet als goedgekeurde Subverwerkers zijn vermeld, mogen geen toegang hebben tot Persoonsgegevens van Leden. De Klant is verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat elke integratie van derden die hij inschakelt voldoet aan de AVG-vereisten.

13.4. Club Planner is niet verantwoordelijk voor de gegevensbeschermingspraktijken van externe integratoren die handelen onder rechtstreekse instructie van de Klant, voor zover Club Planner zijn verplichtingen inzake het beheer van Subverwerkers uit artikel 3.3 is nagekomen.

14. Elektronische communicatie

14.1. Club Planner kan operationele communicatie sturen naar de accountcontacten van de Klant, met inbegrip van service-updates, beveiligingswaarschuwingen en contractuele kennisgevingen. Deze communicatie wordt verstuurd op basis van contractuele noodzaak.

14.2. Marketingcommunicatie wordt uitsluitend verstuurd naar contacten van de Klant die uitdrukkelijk opt-intoestemming hebben gegeven. De toestemming kan op elk moment worden ingetrokken via de Platforminstellingen of door te mailen naar info@clubplanner.be.

14.3. Club Planner neemt geen commerciële boodschappen van derden op in communicatie die naar Klanten of Leden wordt verstuurd.

14.4. Klanten die de e-mailinfrastructuur van Club Planner gebruiken om met hun Leden te communiceren, moeten voldoen aan de toepasselijke ePrivacy-vereisten (met inbegrip van het verkrijgen van voorafgaande toestemming voor marketingmails) en zijn als enige verantwoordelijk voor hun naleving van die vereisten.

14.5. De e-mailinfrastructuur van Club Planner hanteert een maximum van 1.000 uitgaande e-mails per dag per account (00:00-23:59 CET). Klanten die hogere volumes nodig hebben, dienen hun eigen e-mailserver te configureren.

15. Aansprakelijkheid

15.1. ALGEMENE BEPERKING. Onder voorbehoud van artikel 15.2 zal de totale gecumuleerde aansprakelijkheid van Club Planner jegens de Klant voor alle vorderingen die voortvloeien uit of verband houden met deze AV niet hoger zijn dan het laagste van: (a) de totale licentievergoedingen die de Klant aan Club Planner heeft betaald in de 6 maanden onmiddellijk voorafgaand aan de vordering; of (b) € 5.000.

15.2. UITZONDERINGEN. De aansprakelijkheidsbeperking in artikel 15.1 is NIET van toepassing op:

• Overlijden of lichamelijk letsel veroorzaakt door nalatigheid van Club Planner.
• Fraude of bedrieglijke voorstelling van zaken.
• De vrijwaringsverplichtingen van Club Planner uit artikel 15.3.
• Elke dwingende aansprakelijkheid die op grond van het toepasselijke recht niet kan worden uitgesloten, met inbegrip van de aansprakelijkheid jegens betrokkenen op grond van art. 82 AVG.

15.3. VRIJWARING BIJ GEGEVENSINBREUK. Club Planner vrijwaart de Klant tegen redelijke, gedocumenteerde vorderingen van derden, administratieve geldboetes die toe te schrijven zijn aan de eigen niet-naleving door Club Planner als Verwerker, en directe kosten van verplichte meldingen van inbreuken, voor zover die aansprakelijkheid rechtstreeks voortvloeit uit een wezenlijke tekortkoming van Club Planner in zijn verplichtingen uit artikel 3 (DPA) van deze AV. Deze vrijwaring is beperkt tot € 10.000 per incident.

15.4. In geen geval is een van beide Partijen aansprakelijk voor omzetverlies, winstderving, verlies van verwachte besparingen, verlies van goodwill of indirecte of gevolgschade, behalve wanneer die schade voortvloeit uit een gegevensinbreuk veroorzaakt door de wezenlijke niet-naleving door de andere Partij van haar AVG-verplichtingen.

16. Minderjarigen

16.1. Het Platform is niet bestemd voor rechtstreeks gebruik door personen jonger dan 16 jaar (of een andere leeftijd die van toepassing is op grond van het nationale recht, wat in België 13 jaar is). Klanten die diensten aan minderjarigen leveren, zijn verantwoordelijk voor het verkrijgen van de passende toestemming van de ouder of voogd overeenkomstig art. 8 AVG.

16.2. Club Planner verwerkt als Verwerkingsverantwoordelijke niet bewust persoonsgegevens van personen jonger dan 13 jaar. Indien Club Planner er kennis van krijgt dat gegevens van een kind jonger dan 13 jaar zonder passende toestemming werden verzameld, zal Club Planner de Klant onverwijld verwittigen en stappen ondernemen om te helpen bij de verwijdering ervan.

17. Intellectuele eigendom

17.1. Alle intellectuele-eigendomsrechten op het Platform (met inbegrip van software, interfaces, merkelementen en documentatie) blijven eigendom van Club Planner BV.

17.2. De Klant behoudt de eigendom van alle gegevens die naar het Platform worden geüpload, erin worden opgeslagen of door het gebruik ervan worden gegenereerd, met inbegrip van Persoonsgegevens van Leden. Club Planner verwerft geen eigendomsrechten op gegevens van de Klant of van Leden.

17.3. De licentie verleend op grond van artikel 9 draagt geen intellectuele-eigendomsrechten over aan de Klant.

18. Functionarissen voor gegevensbescherming en contacten met toezichthouders

18.1. Contact voor gegevensbescherming van Club Planner: info@clubplanner.be.

18.2. Klanten dienen te beoordelen of zij verplicht zijn een functionaris voor gegevensbescherming aan te stellen op grond van art. 37 AVG. Club Planner raadt Klanten die Bijzondere categorieën van gegevens verwerken of grootschalige stelselmatige monitoring van Leden uitvoeren aan hierover onafhankelijk juridisch advies in te winnen.

18.3. De bevoegde toezichthoudende autoriteit voor Club Planner BV is de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.dataprotectionauthority.be.

19. Wijzigingen aan de voorwaarden en aan de verwerkingsactiviteiten

19.1. Club Planner behoudt zich het recht voor deze AV bij te werken. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste 30 dagen vooraf per e-mail aan het primaire accountcontact van de Klant meegedeeld. Voortgezet gebruik van het Platform na de ingangsdatum van de update geldt als aanvaarding van de herziene AV.

19.2. Wanneer een wijziging aan deze AV de verwerkersovereenkomst in artikel 3 wezenlijk beïnvloedt, kan de Klant binnen 14 dagen na de kennisgeving bezwaar maken. Indien het bezwaar niet kan worden opgelost, kan elk van beide Partijen de overeenkomst beëindigen met een opzegtermijn van 60 dagen, waarbij de rechten op gegevensoverdraagbaarheid uit artikel 6.4 van toepassing zijn.

20. Toepasselijk recht en geschillen

20.1. Deze AV worden beheerst door het Belgisch recht. Alle geschillen vallen onder de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Gent, België, onverminderd het recht van Club Planner om in elke bevoegde jurisdictie een voorlopige maatregel te vorderen.

20.2. Deze AV vervangen alle eerdere overeenkomsten, afspraken en verbintenissen tussen de Partijen met betrekking tot het voorwerp ervan.

20.3. Indien een bepaling van deze AV ongeldig of niet-afdwingbaar wordt bevonden, blijven de overige bepalingen onverkort van kracht.

Bijlage 1 — Details van de verwerking

De volgende details zijn van toepassing op de verwerking van Persoonsgegevens door Club Planner als Verwerker: