Präambel und Begriffsbestimmungen

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen ("AGB") regeln das Rechtsverhältnis zwischen Club Planner BV, einer nach belgischem Recht gegründeten Gesellschaft mit Sitz in Aalst, Belgien, mit der Unternehmensnummer BE1004.220.610 ("Club Planner", "wir", "uns"), und dem Unternehmen oder der Person, das bzw. die die Softwareplattform von Club Planner und die damit verbundenen Dienstleistungen nutzt ("Kunde").

Für die Zwecke dieser AGB gelten die folgenden Begriffsbestimmungen:

• "Plattform" bezeichnet die Club Planner SaaS-Software, APIs, mobilen Anwendungen, Hardwareprodukte sowie alle damit verbundenen, von Club Planner erbrachten Dienstleistungen.
• "Kunde" bezeichnet den Fitnessclub, das Wellnesscenter oder das sonstige Unternehmen, das mit Club Planner einen Lizenzvertrag geschlossen hat.
• "Mitglied" bezeichnet einen einzelnen Endnutzer des Fitnessclubs eines Kunden, der über ein Konto oder Profil innerhalb der Plattform verfügen kann.
• "Personenbezogene Daten" hat die in Art. 4 Nr. 1 DSGVO festgelegte Bedeutung.
• "Verarbeitung" hat die in Art. 4 Nr. 2 DSGVO festgelegte Bedeutung.
• "Verantwortlicher" hat die in Art. 4 Nr. 7 DSGVO festgelegte Bedeutung. Der Kunde ist der Verantwortliche für die personenbezogenen Daten der Mitglieder.
• "Auftragsverarbeiter" hat die in Art. 4 Nr. 8 DSGVO festgelegte Bedeutung. Club Planner handelt als Auftragsverarbeiter der personenbezogenen Daten der Mitglieder im Auftrag des Kunden.
• "Besondere Kategorien personenbezogener Daten" hat die in Art. 9 Abs. 1 DSGVO festgelegte Bedeutung, einschließlich gesundheits- und fitnessbezogener Daten.
• "Unterauftragsverarbeiter" bezeichnet jeden von Club Planner beauftragten Dritten, der personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet.
• "DSGVO" bezeichnet die Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016.

1. Annahme der Bedingungen

1.1. Diese AGB gelten für alle Verträge, Lizenzen und Beziehungen zwischen Club Planner und dem Kunden. Mit der Aktivierung oder Nutzung der Plattform erklärt der Kunde, diese AGB gelesen und verstanden zu haben und ihnen ausdrücklich zuzustimmen.

1.2. Handelt es sich beim Kunden um ein Unternehmen, so sichert die Person, die diese AGB annimmt, zu, dass sie befugt ist, dieses Unternehmen zu binden.

1.3. Diese AGB regeln nicht das Verhältnis zwischen dem Kunden und seinen Mitgliedern. Der Kunde bleibt eigenständig verantwortlich für seine eigenen Nutzungsbedingungen und Datenschutzhinweise gegenüber seinen Mitgliedern, im Einklang mit seinen Pflichten als Verantwortlicher.

1.4. Club Planner kann den Zugang zur Plattform für jeden Kunden, der wesentlich gegen diese AGB verstößt, verweigern, aussetzen oder beenden, unbeschadet der sonstigen Rechtsbehelfe von Club Planner.

2. Datenschutzrechtliche Rollen und Verantwortlichkeiten

2.1. ROLLENVERTEILUNG. Die Parteien erkennen an und vereinbaren, dass:

• Club Planner als Auftragsverarbeiter handelt, wenn personenbezogene Daten von Mitgliedern im Auftrag des Kunden verarbeitet werden.
• Der Kunde als Verantwortlicher in Bezug auf die personenbezogenen Daten der Mitglieder handelt und allein für die Festlegung der Zwecke und Mittel der Verarbeitung verantwortlich ist.
• In Bezug auf die eigenen betrieblichen Daten von Club Planner (Rechnungskontakte, Kontoadministratoren, Supportkommunikation) handelt Club Planner als eigenständiger Verantwortlicher.

2.2. AUFTRAGSVERARBEITUNGSVERTRAG.

Die in Ziffer 3 dieser AGB festgelegten Verarbeitungsbedingungen stellen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ("AVV") im Sinne von Art. 28 DSGVO dar und sind Bestandteil des Gesamtvertrags zwischen den Parteien. Der Kunde weist Club Planner als Verantwortlicher an, personenbezogene Daten ausschließlich gemäß diesen AGB und etwaigen zusätzlichen, schriftlich dokumentierten Weisungen zu verarbeiten.

2.3. PFLICHTEN DES KUNDEN ALS VERANTWORTLICHER. Der Kunde ist verantwortlich für:

• Sicherzustellen, dass für jede Kategorie der über die Plattform ermöglichten Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitgliedern eine gültige Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt.
• Den Mitgliedern rechtmäßige, transparente und zugängliche Datenschutzhinweise bereitzustellen, die den Anforderungen der Art. 13 und 14 DSGVO entsprechen.
• Die für die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO erforderliche ausdrückliche Einwilligung einzuholen und zu dokumentieren.
• Anträge betroffener Personen auf Wahrnehmung ihrer Rechte innerhalb der von der DSGVO vorgeschriebenen Fristen zu beantworten.
• Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (ROPA) gemäß Art. 30 DSGVO zu führen.
• Club Planner über jede Einschränkung der Verarbeitung zu informieren, die die Fähigkeit von Club Planner zur Erbringung der Plattformdienste beeinträchtigt.

3. Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO)

3.1 Gegenstand und Dauer

Club Planner verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden für die Dauer des Vertrags und gemäß den dokumentierten Weisungen des Kunden. Gegenstand, Art, Zweck, Art der personenbezogenen Daten und Kategorien betroffener Personen sind in Anlage 1 (Einzelheiten der Datenverarbeitung) festgelegt, die Bestandteil dieser AGB ist.

3.2 Pflichten von Club Planner als Auftragsverarbeiter

Club Planner wird in seiner Eigenschaft als Auftragsverarbeiter:

• Personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Kunden und zu keinem anderen Zweck verarbeiten, es sei denn, dies ist nach anwendbarem Unions- oder mitgliedstaatlichem Recht erforderlich; in diesem Fall informiert Club Planner den Kunden vor der Verarbeitung über diese rechtliche Anforderung, sofern dies nicht gesetzlich verboten ist.
• Sicherstellen, dass alle zur Verarbeitung personenbezogener Daten befugten Personen einer durchsetzbaren Vertraulichkeitsverpflichtung unterliegen.
• Die in Ziffer 5 dieser AGB beschriebenen technischen und organisatorischen Sicherheitsmaßnahmen umsetzen.
• Den Kunden bei der Beantwortung von Anträgen betroffener Personen, die ihre Rechte nach Kapitel III DSGVO wahrnehmen, unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung unterstützen, und zwar innerhalb wirtschaftlich angemessener Fristen und spätestens 5 Werktage nach Eingang eines schriftlichen Ersuchens des Kunden.
• Den Kunden bei der Einhaltung seiner Pflichten nach Art. 32-36 DSGVO unterstützen, unter anderem in Bezug auf Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzungen und vorherige Konsultation.
• Auf schriftliches Ersuchen des Kunden und spätestens 90 Tage nach Beendigung des Vertrags entweder: (a) alle personenbezogenen Daten sicher löschen und die vollständige Löschung schriftlich bestätigen; oder (b) alle personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format an den Kunden zurückgeben; und anschließend alle vorhandenen Kopien löschen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Dem Kunden alle Informationen zur Verfügung stellen, die zum Nachweis der Einhaltung der Pflichten von Club Planner als Auftragsverarbeiter erforderlich sind, sowie Überprüfungen und Inspektionen durch den Kunden oder einen beauftragten Prüfer ermöglichen und dazu beitragen, vorbehaltlich einer angemessenen Vorankündigung und von Vertraulichkeitspflichten.

3.3 Unterauftragsverarbeiter

3.3.1. Der Kunde erteilt Club Planner hiermit eine allgemeine schriftliche Genehmigung zur Beauftragung der in Anlage 2 (Liste der Unterauftragsverarbeiter) aufgeführten Unterauftragsverarbeiter. Club Planner pflegt Anlage 2 und stellt sie dem Kunden jederzeit über die Website von Club Planner oder auf schriftliche Anfrage zur Verfügung.

3.3.2. Club Planner informiert den Kunden mindestens 30 Tage im Voraus über jede beabsichtigte Hinzufügung oder Ersetzung eines Unterauftragsverarbeiters, indem eine Aktualisierung der Liste der Unterauftragsverarbeiter veröffentlicht und der primäre Kontoansprechpartner per E-Mail benachrichtigt wird. Der Kunde kann einem neuen Unterauftragsverarbeiter innerhalb von 14 Tagen nach der Benachrichtigung aus angemessenen, datenschutzbezogenen Gründen widersprechen. Widerspricht der Kunde und kann Club Planner dem Widerspruch nicht in zumutbarer Weise Rechnung tragen, so kann jede Partei die betroffenen Leistungen mit einer Frist von 30 Tagen ohne Vertragsstrafe kündigen.

3.3.3. Alle Unterauftragsverarbeiter sind an Auftragsverarbeitungsverträge gebunden, die kein geringeres Schutzniveau als dieser AVV vorsehen. Club Planner bleibt dem Kunden gegenüber für die Erfüllung der Datenschutzpflichten seiner Unterauftragsverarbeiter in vollem Umfang verantwortlich.

3.4 Internationale Datenübermittlungen

3.4.1. Club Planner übermittelt personenbezogene Daten nicht an ein Land oder eine internationale Organisation außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) ohne vorherige schriftliche Genehmigung des Kunden und ohne sicherzustellen, dass eine der folgenden Garantien greift:

• Für das Empfängerland liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nach Art. 45 DSGVO vor.
• Es wurden geeignete Garantien umgesetzt, einschließlich der von der Europäischen Kommission nach Art. 46 Abs. 2 DSGVO erlassenen Standardvertragsklauseln (SCC), erforderlichenfalls ergänzt durch geeignete technische und organisatorische zusätzliche Maßnahmen nach einer Transfer Impact Assessment.
• Eine spezifische Ausnahme nach Art. 49 DSGVO ist anwendbar.

3.4.2. Soweit anwendbar, schließt Club Planner die einschlägigen SCC mit dem Kunden und/oder den Unterauftragsverarbeitern ab. Einzelheiten zu den derzeitigen internationalen Übermittlungen und den anwendbaren Garantien sind in Anlage 2 aufgeführt.

4. Rechte betroffener Personen

4.1. Der Kunde ist als Verantwortlicher für die Bearbeitung und Beantwortung von Anträgen betroffener Personen nach Art. 15-22 DSGVO (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit, Einschränkung und Widerspruch) verantwortlich.

4.2. Club Planner stellt innerhalb der Plattform technische Funktionen bereit, um den Kunden bei der Erfüllung der folgenden Rechte betroffener Personen zu unterstützen:

• Auskunftsrecht (Art. 15): Exportfunktion für Mitgliederdaten innerhalb der Plattform verfügbar.
• Recht auf Berichtigung (Art. 16): Bearbeitungswerkzeuge für Mitgliederdaten innerhalb der Plattform verfügbar.
• Recht auf Löschung (Art. 17): Löschfunktion für Mitglieder innerhalb der Plattform verfügbar, vorbehaltlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20): Export von Mitgliederdaten in maschinenlesbarem Format (CSV/JSON) innerhalb der Plattform verfügbar.
• Recht auf Einschränkung (Art. 18): Werkzeuge zur Kontosperrung und Verarbeitungseinschränkung auf Anfrage verfügbar.

4.3. Richtet eine betroffene Person einen Antrag unmittelbar an Club Planner, so leitet Club Planner den Antrag unverzüglich, in jedem Fall jedoch innerhalb von 3 Werktagen, an den benannten Ansprechpartner des Kunden weiter.

4.4. Club Planner unterhält eine eigene Kontaktstelle für Datenschutz, erreichbar unter info@clubplanner.be, für Datenschutzanfragen, versehentlich eingegangene Anträge betroffener Personen und Behördenkorrespondenz.

5. Datensicherheit

5.1. SICHERHEITSSTANDARD.

Club Planner setzt geeignete technische und organisatorische Maßnahmen um und erhält diese aufrecht, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau gemäß Art. 32 DSGVO zu gewährleisten. Diese Maßnahmen umfassen mindestens:

• Verschlüsselung personenbezogener Daten im Ruhezustand mittels AES-256 oder gleichwertig sowie Verschlüsselung bei der Übertragung mittels TLS 1.2 oder höher.
• Pseudonymisierung personenbezogener Daten, soweit technisch machbar und im Verhältnis zum Verarbeitungszweck angemessen.
• Dauerhafte Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Verarbeitungssysteme.
• Die Fähigkeit, die Verfügbarkeit personenbezogener Daten und den Zugang zu ihnen bei einem technischen Zwischenfall rasch wiederherzustellen.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen, die den Zugriff auf personenbezogene Daten auf Personal mit berechtigtem betrieblichem Bedarf beschränken.
• Regelmäßige Überprüfung, Bewertung und Evaluierung der Wirksamkeit der Sicherheitsmaßnahmen, einschließlich jährlicher Penetrationstests.
• Multi-Faktor-Authentifizierung für sämtliche administrativen Zugriffe auf Produktivsysteme.
• Sichere Datensicherungsverfahren mit getesteten Wiederherstellungsfähigkeiten.

5.2. VERLETZUNG DES SCHUTZES PERSONENBEZOGENER DATEN.

Im Falle einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten (im Sinne von Art. 4 Nr. 12 DSGVO) wird Club Planner:

• Den Kunden unverzüglich, in jedem Fall jedoch innerhalb von 48 Stunden nach Kenntniserlangung von einer Verletzung, benachrichtigen, damit der Kunde seine 72-Stunden-Meldepflicht gegenüber der Aufsichtsbehörde nach Art. 33 DSGVO erfüllen kann.
• Dem Kunden alle nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO erforderlichen Informationen bereitstellen, einschließlich der Art der Verletzung, der Kategorien und der ungefähren Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, der wahrscheinlichen Folgen sowie der ergriffenen oder vorgeschlagenen Maßnahmen.
• Mit dem Kunden bei allen infolge der Verletzung erforderlichen Untersuchungen, Abhilfemaßnahmen, behördlichen Meldungen oder Mitteilungen an Mitglieder zusammenarbeiten.
• Alle angemessenen Schritte unternehmen, um die Auswirkungen der Verletzung zu mindern und eine Wiederholung zu verhindern.

5.3. DOKUMENTATION VON VORFÄLLEN.

Club Planner führt ein Register über Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten, in dem alle Sicherheitsvorfälle dokumentiert werden, einschließlich solcher, die keine meldepflichtigen Verletzungen darstellen; das Register steht dem Kunden auf schriftliche Anfrage zur Einsicht zur Verfügung.

6. Datenaufbewahrung und Löschung

6.1. Personenbezogene Daten werden von Club Planner nicht länger aufbewahrt, als es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist, im Einklang mit dem Grundsatz der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 Buchst. e DSGVO.

6.2. Die folgenden standardmäßigen Aufbewahrungsfristen gelten, sofern der Kunde nicht schriftlich etwas anderes bestimmt:

• Daten aktiver Mitglieder: aufbewahrt für die Dauer des aktiven Kontos des Mitglieds zuzüglich höchstens 3 Jahren nach Kontoschließung, sofern der Kunde keine frühere Löschung verlangt.
• Daten inaktiver Mitglieder: Daten von Mitgliedern ohne Aktivität während 36 aufeinanderfolgender Monate werden zur Prüfung durch den Kunden gekennzeichnet und gelöscht, sofern der Kunde keine aktualisierten Verarbeitungsweisungen erteilt.
• Transaktions- und Abrechnungsdaten: aufbewahrt für 7 Jahre gemäß den Anforderungen des belgischen Buchhaltungsrechts.
• Supportkommunikation: aufbewahrt für 3 Jahre.
• Sicherheits- und Zugriffsprotokolle: aufbewahrt für 12 Monate.

6.3. Kunden können jederzeit die Löschung bestimmter Mitgliederdaten über die Administrationswerkzeuge der Plattform oder durch schriftliches Ersuchen an Club Planner verlangen. Club Planner bestätigt den Abschluss der Löschung innerhalb von 10 Werktagen schriftlich.

6.4. BEENDIGUNG. Bei Beendigung des Lizenzvertrags aus welchem Grund auch immer:

• Stellt Club Planner die personenbezogenen Daten der Mitglieder für einen Zeitraum von 30 Tagen ab dem Wirksamkeitsdatum der Beendigung zum Export durch den Kunden bereit.
• Nach Ablauf des 30-tägigen Exportzeitraums löscht Club Planner sämtliche personenbezogenen Daten der Mitglieder sicher und unwiderruflich, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht.
• Stellt Club Planner dem Kunden auf Anfrage eine schriftliche Löschbestätigung zur Verfügung.
• Sicherungskopien werden innerhalb von 180 Tagen nach dem Beendigungsdatum gelöscht.
• Die vorstehenden Pflichten gelten unabhängig vom Grund der Beendigung und unabhängig von etwaigen offenen kommerziellen Streitigkeiten zwischen den Parteien.

7. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

7.1. Der Kunde erkennt an, dass die Plattform aufgrund der Natur einer Fitnessverwaltungsplattform zur Verarbeitung gesundheitsbezogener, biometrischer oder anderer besonderer Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO genutzt werden kann, einschließlich, aber nicht beschränkt auf: Fitnessleistungsdaten, Aufzeichnungen über Verletzungen oder Erkrankungen, Körperzusammensetzungswerte, Ernährungsinformationen und biometrische Zutrittsdaten.

7.2. Der Kunde ist als Verantwortlicher allein dafür verantwortlich sicherzustellen, dass vor der Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten über die Plattform eine gültige Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO vorliegt. Der Kunde sichert zu, dass er von den Mitgliedern eine ausdrückliche, informierte Einwilligung für jede Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten einholt, die nicht von einer anderen Ausnahme nach Art. 9 Abs. 2 erfasst ist.

7.3. Club Planner verarbeitet besondere Kategorien personenbezogener Daten ausschließlich nach strikter Weisung des Kunden und setzt für solche Daten zusätzliche technische Schutzmaßnahmen um, einschließlich verstärkter Verschlüsselung und eingeschränkter Zugriffskontrollen.

7.4. Der Kunde sollte vor der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) nach Art. 35 DSGVO durchführen. Club Planner leistet dem Kunden auf schriftliche Anfrage angemessene Unterstützung bei der Durchführung solcher Abschätzungen.

8. Hardware und IoT-Geräte

8.1. Soweit Club Planner Hardwaregeräte liefert (einschließlich Zutrittskontrollterminals, Check-in-Kiosken, Zahlungsterminals, Scannern und IoT-Modulen), erkennt der Kunde an, dass solche Hardware personenbezogene Daten erheben und übermitteln kann, einschließlich Zugangsprotokollen, biometrischen Identifikatoren und Zahlungsdaten.

8.2. Sämtliche Datenübertragungen von der Hardware in die Cloud werden mittels TLS 1.2 oder höher verschlüsselt. Die lokale Datenspeicherung auf der Hardware wird minimiert und verschlüsselt.

8.3. Von Club Planner BV hergestellte proprietäre Hardware bleibt Eigentum von Club Planner BV und darf nicht verändert, manipuliert oder umprogrammiert werden. Jeder Nachweis einer Manipulation der Hardware führt zum Erlöschen der Garantie und kann eine Vertragsstrafe von bis zu 2.500 € auslösen.

8.4. Hardwaregarantie: 12 Monate ab Rechnungsdatum. Hardwaremängel, die die Sicherheit personenbezogener Daten beeinträchtigen, sind Club Planner unverzüglich zu melden und werden für Meldezwecke als potenzielle Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten behandelt.

9. Lizenz und Nutzungsrecht

9.1. Club Planner gewährt dem Kunden eine nicht ausschließliche, nicht übertragbare Lizenz zur Nutzung der Plattform für die internen Geschäftstätigkeiten des Kunden für die Dauer des Vertrags.

9.2. Die Mindestlaufzeit der Lizenz beträgt 24 Monate, sofern im jeweiligen Bestellformular nichts anderes festgelegt ist. Nach Ablauf der Erstlaufzeit verlängert sich die Lizenz automatisch um jeweils 3 Monate.

9.3. Der Kunde kann die Lizenz nach Ablauf der Erstlaufzeit von 24 Monaten jederzeit durch schriftliche Mitteilung (E-Mail oder Brief) mit einer Frist von mindestens 3 Monaten vor Ende einer Verlängerungsperiode kündigen.

9.4. Lizenzen werden je Standort oder je Gesellschaft erteilt. Multi-Standort-Konstellationen erfordern eine gesonderte Lizenz pro Standort, sofern keine Multi-Standort-Vereinbarung besteht.

9.5. Bei Beendigung aus welchem Grund auch immer gelten die Rechte auf Datenübertragbarkeit und Löschung nach Ziffer 6.4 uneingeschränkt, unabhängig von etwaigen kommerziellen Streitigkeiten über Lizenzgebühren.

10. Gebühren und Zahlung

10.1. Lizenzgebühren sind in Euro angegeben und verstehen sich zuzüglich Mehrwertsteuer, sofern nicht anders angegeben. Preise können aufgrund von Indexanpassungen, Leistungsänderungen oder erheblichen Steigerungen der Infrastrukturkosten geändert werden, mit einer schriftlichen Vorankündigung von mindestens 60 Tagen.

10.2. Gebühren werden monatlich in Rechnung gestellt, sofern nichts anderes vereinbart ist. Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Ausstellung zahlbar.

10.3. Beanstandete Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Ausstellung schriftlich zu beanstanden. Unbestrittene Teilbeträge bleiben zahlbar.

10.4. Überfällige unbestrittene Beträge werden mit dem anwendbaren belgischen gesetzlichen Handelszinssatz verzinst. Club Planner kann den Zugang zur Plattform nach einer schriftlichen Mitteilung über einen offenen Saldo mit einer Frist von 15 Tagen aussetzen.

11. Supportleistungen

11.1. Standardsupport steht montags bis freitags von 09:00-17:00 Uhr MEZ per Telefon und E-Mail zur Verfügung. Es gilt eine faire Nutzung: maximal 2 benannte Ansprechpartner je Kunde, jeweils mit einem angemessenen Volumen täglicher Supportanfragen.

11.2. ESKALATION ZU DSGVO UND DATENSCHUTZ. Unabhängig vom allgemeinen Support unterhält Club Planner einen eigenen Datenschutzkanal unter info@clubplanner.be. Anträge betroffener Personen, Meldungen von Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten und Behördenkorrespondenz sind über diesen Kanal einzureichen und unterliegen nicht den Fair-Use-Beschränkungen des Standardsupports. Club Planner bestätigt DSGVO-Eskalationen an Werktagen innerhalb von 24 Stunden.

11.3. Club Planner kann Supportanfragen nach billigem Ermessen priorisieren, wird jedoch Unterstützung, die die Fähigkeit des Kunden zur Erfüllung seiner eigenen DSGVO-Pflichten betrifft, nicht unbillig verweigern.

12. Plattform-Updates

12.1. Club Planner behält sich das Recht vor, die Plattform nach eigenem Ermessen zu aktualisieren, zu ändern und zu verbessern. Kleinere Updates, Fehlerbehebungen und Sicherheitspatches werden ohne vorherige Ankündigung eingespielt.

12.2. Updates, die die Art, den Umfang oder die Sicherheit der Verarbeitung personenbezogener Daten wesentlich verändern, werden dem Kunden mindestens 30 Tage im Voraus mitgeteilt. Der Kunde kann innerhalb von 14 Tagen nach einer solchen Mitteilung schriftlich Einwände erheben.

12.3. Club Planner stellt sicher, dass alle Plattform-Updates die Einhaltung des anwendbaren Datenschutzrechts wahren. Erfordert ein Update Änderungen an den Verarbeitungsvorgängen, stellt Club Planner eine aktualisierte Anlage 1 für die Unterlagen des Kunden bereit.

13. Integrationen Dritter und API-Zugang

13.1. Die Plattform unterstützt die Integration mit Anwendungen Dritter über die API von Club Planner. Jeder API-Zugang zu personenbezogenen Daten erfordert: (a) einen gültigen Auftragsverarbeitungsvertrag zwischen Club Planner und dem Drittintegrator; (b) eine ausdrückliche Genehmigung des Kunden und (c) eine unterzeichnete Geheimhaltungsvereinbarung der den API-Zugang nutzenden Partei.

13.2. Club Planner führt ein Register genehmigter API-Integratoren. Der Kunde kann die aktuelle Liste jederzeit anfordern.

13.3. Integrationen Dritter, die nicht als genehmigte Unterauftragsverarbeiter gelistet sind, dürfen keinen Zugriff auf personenbezogene Daten von Mitgliedern haben. Der Kunde ist dafür verantwortlich sicherzustellen, dass alle von ihm aktivierten Integrationen Dritter den Anforderungen der DSGVO entsprechen.

13.4. Club Planner ist nicht verantwortlich für die Datenschutzpraktiken von Drittintegratoren, die auf unmittelbare Weisung des Kunden handeln, sofern Club Planner seine Pflichten zur Verwaltung von Unterauftragsverarbeitern nach Ziffer 3.3 erfüllt hat.

14. Elektronische Kommunikation

14.1. Club Planner kann betriebliche Mitteilungen an die Kontoansprechpartner des Kunden senden, einschließlich Service-Updates, Sicherheitswarnungen und vertraglicher Mitteilungen. Diese Mitteilungen werden auf Grundlage der vertraglichen Erforderlichkeit versandt.

14.2. Marketingmitteilungen werden ausschließlich an Ansprechpartner des Kunden versandt, die eine ausdrückliche Opt-in-Einwilligung erteilt haben. Die Einwilligung kann jederzeit über die Plattformeinstellungen oder per E-Mail an info@clubplanner.be widerrufen werden.

14.3. Club Planner nimmt keine kommerziellen Botschaften Dritter in Mitteilungen auf, die an Kunden oder Mitglieder versandt werden.

14.4. Kunden, die die E-Mail-Infrastruktur von Club Planner zur Kommunikation mit ihren Mitgliedern nutzen, müssen die anwendbaren ePrivacy-Anforderungen erfüllen (einschließlich der Einholung einer vorherigen Einwilligung für Marketing-E-Mails) und sind allein für die Einhaltung dieser Anforderungen verantwortlich.

14.5. Die E-Mail-Infrastruktur von Club Planner sieht ein Maximum von 1.000 ausgehenden E-Mails pro Tag und Konto vor (00:00-23:59 MEZ). Kunden mit höherem Bedarf sollten ihren eigenen E-Mail-Server konfigurieren.

15. Haftung

15.1. ALLGEMEINE HAFTUNGSGRENZE. Vorbehaltlich Ziffer 15.2 übersteigt die gesamte Haftung von Club Planner gegenüber dem Kunden für sämtliche Ansprüche, die aus oder im Zusammenhang mit diesen AGB entstehen, nicht den niedrigeren der folgenden Beträge: (a) die Gesamtsumme der vom Kunden an Club Planner in den 6 Monaten unmittelbar vor dem Anspruch gezahlten Lizenzgebühren; oder (b) 5.000 €.

15.2. AUSNAHMEN. Die Haftungsgrenze in Ziffer 15.1 gilt NICHT für:

• Tod oder Personenschäden, die durch Fahrlässigkeit von Club Planner verursacht wurden.
• Betrug oder arglistige Täuschung.
• Die Freistellungsverpflichtungen von Club Planner nach Ziffer 15.3.
• Jede zwingende Haftung, die nach anwendbarem Recht nicht ausgeschlossen werden kann, einschließlich der Haftung gegenüber betroffenen Personen nach Art. 82 DSGVO.

15.3. FREISTELLUNG BEI DATENSCHUTZVERLETZUNGEN. Club Planner stellt den Kunden von angemessenen, dokumentierten Ansprüchen Dritter, von Bußgeldern, die auf die eigene Nichteinhaltung durch Club Planner als Auftragsverarbeiter zurückzuführen sind, sowie von den unmittelbaren Kosten gesetzlich vorgeschriebener Verletzungsmeldungen frei, soweit diese Haftung unmittelbar aus einer wesentlichen Verletzung der Pflichten von Club Planner nach Ziffer 3 (AVV) dieser AGB resultiert. Diese Freistellung ist auf 10.000 € je Vorfall begrenzt.

15.4. In keinem Fall haftet eine Partei für Umsatzeinbußen, entgangenen Gewinn, entgangene erwartete Einsparungen, Verlust von Geschäftswert oder mittelbare Schäden bzw. Folgeschäden, es sei denn, diese Schäden entstehen aus einer Datenschutzverletzung, die durch die wesentliche Nichteinhaltung der DSGVO-Pflichten der anderen Partei verursacht wurde.

16. Minderjährige

16.1. Die Plattform ist nicht für die unmittelbare Nutzung durch Personen unter 16 Jahren bestimmt (oder ein anderes nach nationalem Recht geltendes Alter, das in Belgien 13 Jahre beträgt). Kunden, die Leistungen für Minderjährige erbringen, sind für die Einholung der erforderlichen Einwilligung der Eltern oder des Vormunds gemäß Art. 8 DSGVO verantwortlich.

16.2. Club Planner verarbeitet als Verantwortlicher nicht wissentlich personenbezogene Daten von Personen unter 13 Jahren. Erlangt Club Planner Kenntnis davon, dass Daten eines Kindes unter 13 Jahren ohne die erforderliche Einwilligung erhoben wurden, wird Club Planner den Kunden unverzüglich benachrichtigen und Maßnahmen zur Unterstützung bei deren Löschung ergreifen.

17. Geistiges Eigentum

17.1. Alle Rechte des geistigen Eigentums an der Plattform (einschließlich Software, Schnittstellen, Markenelemente und Dokumentation) verbleiben bei Club Planner BV.

17.2. Der Kunde behält das Eigentum an allen Daten, die in die Plattform hochgeladen, darin gespeichert oder durch deren Nutzung erzeugt werden, einschließlich der personenbezogenen Daten der Mitglieder. Club Planner erwirbt keine Eigentumsrechte an Daten des Kunden oder der Mitglieder.

17.3. Die nach Ziffer 9 erteilte Lizenz überträgt keine Rechte des geistigen Eigentums auf den Kunden.

18. Datenschutzbeauftragte und Behördenkontakte

18.1. Datenschutzkontakt von Club Planner: info@clubplanner.be.

18.2. Kunden sollten prüfen, ob sie verpflichtet sind, einen Datenschutzbeauftragten nach Art. 37 DSGVO zu benennen. Club Planner empfiehlt Kunden, die besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten oder eine umfangreiche systematische Überwachung von Mitgliedern durchführen, hierzu unabhängigen Rechtsrat einzuholen.

18.3. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Club Planner BV ist die belgische Datenschutzbehörde (Gegevensbeschermingsautoriteit / Autorité de protection des données), Rue de la Presse 35, 1000 Brüssel, www.dataprotectionauthority.be.

19. Änderungen der Bedingungen und der Verarbeitungsvorgänge

19.1. Club Planner behält sich das Recht vor, diese AGB zu aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage im Voraus per E-Mail an den primären Kontoansprechpartner mitgeteilt. Die fortgesetzte Nutzung der Plattform nach dem Wirksamkeitsdatum der Aktualisierung gilt als Annahme der geänderten AGB.

19.2. Beeinträchtigt eine Änderung dieser AGB den Auftragsverarbeitungsvertrag in Ziffer 3 wesentlich, kann der Kunde innerhalb von 14 Tagen nach der Mitteilung widersprechen. Kann der Widerspruch nicht beigelegt werden, kann jede Partei den Vertrag mit einer Frist von 60 Tagen kündigen, wobei die Rechte auf Datenübertragbarkeit nach Ziffer 6.4 gelten.

20. Anwendbares Recht und Streitigkeiten

20.1. Diese AGB unterliegen belgischem Recht. Für alle Streitigkeiten sind ausschließlich die Gerichte von Gent, Belgien, zuständig, unbeschadet des Rechts von Club Planner, in jeder zuständigen Gerichtsbarkeit einstweiligen Rechtsschutz zu beantragen.

20.2. Diese AGB ersetzen alle früheren Vereinbarungen, Absprachen und Zusagen zwischen den Parteien in Bezug auf ihren Gegenstand.

20.3. Sollte eine Bestimmung dieser AGB unwirksam oder undurchsetzbar sein, bleiben die übrigen Bestimmungen in vollem Umfang wirksam.

Anlage 1 — Einzelheiten der Datenverarbeitung

Die folgenden Angaben gelten für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch Club Planner als Auftragsverarbeiter: